Privacyverklaring

Autoservice RuBo hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonlijke gegevens. Wij verwerken uw persoonsgegevens zorgvuldig, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, met welk doel, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft. Deze verklaring is van toepassing op alle diensten van Autoservice RuBo en op het gebruik van onze website autoservicerubo.nl.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van de dienst die u bij ons afneemt:

Bij gebruik van het contactformulier

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer (indien ingevuld)
• Onderwerp en inhoud van uw bericht
• IP-adres (kort bewaard voor spam- en misbruikpreventie)

Bij een afspraak, reparatie, onderhoud of APK-keuring

• Naam, adres, woonplaats
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Kenteken en voertuiggegevens (merk, model, bouwjaar, kilometerstand)
• Uitgevoerde werkzaamheden en serviceverleden
• Factuur- en betaalgegevens

Bij aankoop van een occasion

• Naam, adres en woonplaats
• Identificatiegegevens (rijbewijs/paspoort voor tenaamstelling RDW)
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Koop- en betaalgegevens

Bij schadeherstel

• Gegevens genoemd onder “afspraak/reparatie”
• Verzekeringsgegevens en polisnummer
• Schade-informatie (datum, toedracht, eventuele foto's)

Bij bezoek aan onze website

• IP-adres en browser-informatie (serverlogs)
• Bezochte pagina's en tijdstippen

Wij maken op dit moment geen gebruik van analytics- of tracking-cookies.

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden en op basis van een geldige rechtsgrondslag onder de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): voor het plannen van afspraken, uitvoeren van werkzaamheden (onderhoud, reparatie, APK, schadeherstel), leveren van vervangend vervoer, verkoop van occasions en facturatie.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): voor bewaring van factuurgegevens (7 jaar fiscaal), APK-registratie bij de RDW en tenaamstelling van voertuigen.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): voor afhandeling van contactverzoeken, spam- en misbruikpreventie op de website, het bijhouden van serviceverleden voor een correcte dienstverlening en garantieclaims (Autovakmeester).
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor verwerkingen waarvoor u ons expliciet toestemming heeft gegeven. U kunt deze toestemming altijd intrekken.

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, op basis van een wettelijke verplichting of met uw toestemming. Met onze verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten voor passende bescherming.

• RDW: voor APK-registratie en tenaamstelling van voertuigen.
• Verzekeringsmaatschappijen: bij schadeherstel, voor afwikkeling van de claim.
• Schadeherstelbedrijven: voor uitbesteding van specialistisch herstelwerk, conform artikel 9.2 van onze algemene voorwaarden.
• Autovakmeester-netwerk: voor het verlenen en afhandelen van de 36 maanden garantie.
• Toeleveranciers van onderdelen: alleen kenteken of voertuig-identificatie, nooit uw persoonsgegevens.
• Accountant en fiscus: voor de administratieve en fiscale verwerking van facturen.
• Bancaire instellingen: voor betalingsverwerking (pin, overboeking).
• IT- en hostingpartijen: voor het hosten van de website en de zakelijke e-mail (binnen de EU).

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden en gebruiken ze niet voor commerciële doeleinden buiten onze eigen dienstverlening.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Factuur- en financiële gegevens: 7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Service- en reparatiehistorie: minimaal de duur van de klantrelatie en daarna maximaal 5 jaar, voor garantieclaims en correct terugvallende service.
• Autovakmeester-garantiedossier: minimaal 36 maanden na uitvoering, verlengd indien van toepassing op de garantieperiode.
• Contactformulier-berichten: maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment.
• Spam- en misbruik-logs (IP-adressen): maximaal 1 uur in actief geheugen.
• Server-logbestanden: maximaal 30 dagen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en onbevoegde toegang. Onder meer:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS / TLS) op onze website
• Beperkte toegang tot klantgegevens, alleen voor geautoriseerde medewerkers
• Fysieke beveiliging van onze vestiging en administratie
• Reguliere back-ups en beveiligingsupdates van onze systemen
• Spam- en misbruikbescherming op formulieren

Ondanks onze inspanningen kan geen enkel systeem 100% veilig zijn. Mocht u het vermoeden hebben van een datalek, neem dan direct contact met ons op.

Onze website gebruikt uitsluitend functionele en noodzakelijke cookies en lokale opslag voor het correct functioneren van de site (bijvoorbeeld voor spam-bescherming van het contactformulier). Wij plaatsen geen tracking-cookies en maken geen gebruik van advertentie- of analytics-netwerken van derden.

Voor het afhandelen van uw bezoek registreren onze webservers standaard-loggegevens (IP-adres, browser-type, opgevraagde pagina, tijdstip). Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het onderhouden van de beschikbaarheid en veiligheid van de site.

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: u mag opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u mag onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: u mag verzoeken om wissing van uw gegevens, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht of gerechtvaardigd belang aan in de weg staat.
• Recht op beperking van de verwerking: u mag de verwerking tijdelijk stop laten zetten.
• Recht op dataportabiliteit: u mag een kopie van uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Recht van bezwaar: u mag bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op intrekken van toestemming: voor verwerkingen waarvoor u toestemming heeft gegeven.

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact met ons opnemen via info@autoservicerubo.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen om een bewijs van identiteit. Wij reageren binnen uiterlijk 4 weken op uw verzoek.

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op, zodat wij samen tot een oplossing kunnen komen.

Komen wij er niet uit, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens:
autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld om te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving of om de verklaring aan te passen aan nieuwe werkwijzen. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina. De versiedatum wordt onderaan vermeld.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op: